Microsoft Office Add-in: Speichern als PDF oder XPS

Microsoft Office Add-in: Speichern als PDF oder XPS – Überblick

Dieses Add-in schaltet in Office 2007 den direkten Export als PDF oder XPS frei. Gerade wenn du Verträge, Angebote, Präsentationen oder Newsletter teilst, willst du ein Format, das überall gleich aussieht. Genau dafür wurde das Tool gebaut – unkompliziert, schnell, zuverlässig.

Was ist das Add-in genau?

Es handelt sich um eine kostenlose Erweiterung für Word, Excel, PowerPoint, Access, OneNote, Publisher, InfoPath und Visio (Office 2007). Nach der Installation taucht die Option Speichern als PDF oder XPS direkt im Speichern-Dialog auf. Zusätzlich lässt sich in unterstützten Apps ein Dokument sofort als PDF/XPS per E‑Mail verschicken.

So funktioniert es im Alltag

Du öffnest deine Datei, wählst Speichern unter und entscheidest dich für PDF (universell, drucktauglich) oder XPS (kompakt, Windows-nativ). Über Optionen legst du fest, ob du Mindestgröße für den Versand oder Standard für bessere Druckqualität möchtest. Das Ergebnis bleibt layouttreu, Schriften werden eingebettet und Links können erhalten bleiben.

Hauptfunktionen im Überblick

PDF-/XPS-Export aus acht Office-Programmen
E‑Mail-Integration für den Direktversand
Qualitätsprofile für Web oder Druck
Schrift- und Layouttreue dank Einbettung

Warum du es brauchst

Wenn du mit Office 2007 arbeitest, ist dieses Add-in quasi Pflicht. PDFs sind Standard im Austausch mit Kunden, Behörden und Druckereien. Ohne Add-in müsstest du Umwege gehen – mit Add-in erledigst du das Speichern mit zwei Klicks. Ich habe damit schon alte Angebotsvorlagen in Minuten versandfertig gemacht, statt sie erst durch externe Konverter zu jagen.

Tipps aus der Praxis

Für E‑Mail und Web nutze Mindestgröße – spart Megabytes, sieht aber noch sauber aus.
Für Druck wähle Standard – bessere Lesbarkeit, besonders bei Tabellen und Diagrammen.
Teste bei Hyperlinks kurz die exportierte Datei, um sicherzugehen, dass wichtige Verweise funktionieren.

Kompatibilität und Grenzen

Das Add-in ist für Windows und Office 2007 ausgelegt. In neueren Office-Versionen (ab 2010) ist der PDF-/XPS-Export bereits integriert, dort brauchst du das Add-in nicht mehr. Beachte außerdem: Manche Spezialfunktionen oder interaktiven Elemente können in PDF/XPS naturgemäß nicht bearbeitet werden – das ist gewollt.

Alternativen

Wenn du nicht mehr auf Office 2007 festgelegt bist, ist das Upgrade auf eine neuere Office-Version der einfachste Weg, da der Export nativ vorhanden ist. Ansonsten funktionieren auch virtuelle PDF-Drucker – die sind aber oft umständlicher und liefern nicht immer so saubere Ergebnisse wie der direkte Export.

Fazit

Für alle, die weiterhin mit Office 2007 arbeiten, ist das Add-in ein kleiner Gamechanger: schneller Workflow, verlässliche Ausgabe, null Kosten. Wer auf eine neuere Office-Version wechseln kann, braucht es nicht mehr – alle anderen sparen mit diesem Helfer spürbar Zeit.