Rechnungsverwalter

Rechnungsverwalter im Test: Rechnungen schreiben ohne Nervenflattern

Du willst eine Rechnung erstellen, ohne dich durch endlose Menüs zu quälen? Genau hier setzt Rechnungsverwalter an. Beim ersten Start wirkt alles angenehm schlicht: Kunde auswählen, Positionen eintragen, fertig. Bei meiner ersten Probefaktur hat es keine fünf Minuten gedauert, bis das PDF im Postfach lag. Genau so muss ein Rechnungsprogramm sich anfühlen.

Was ist Rechnungsverwalter?

Rechnungsverwalter ist eine kostenlose Windows-Software zum Erstellen und Verwalten von Rechnungen. Sie deckt außerdem die gängigen kaufmännischen Dokumente ab: Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Geschäftsbriefe, Lieferscheine und Erinnerungen. Besonders praktisch: Du arbeitest mit fertigen Vorlagen, die du bei Bedarf über eigene Felder und Textbausteine anpasst.

Hauptfunktionen – was dir wirklich Zeit spart

• Schnelle Rechnungserstellung mit automatischer Nummerierung und wiederverwendbaren Kunden- und Artikelstammdaten
• Dokument-Vorlagen für Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und Mahnungen
• PDF-Export sowie Versand per E-Mail direkt aus dem Programm
• Excel-Import: bestehende Rechnungen oder Positionen übernehmen und gesammelt als PDF zusammenführen
• Kassenbuch und Unterstützung bei der UStVA-Vorbereitung (§ 18 UStG)
• Update-Service mit bequemer Aktualisierung aus der Anwendung heraus
• Zusatzmodule wie Zeiterfassung und E-Mail-Massenversand (optional)

So arbeitet es im Alltag

Einmal Kunden, Leistungen und Zahlungsbedingungen hinterlegt, läuft vieles im Autopilot. Der typische Ablauf: Kunde wählen, Positionen übernehmen, Fußzeile mit Zahlungsziel einfügen, PDF erzeugen und direkt verschicken. Für säumige Zahler wandelst du ein Dokument mit wenigen Klicks in eine Erinnerung um. Genau diese kleinen Abkürzungen bringen dir pro Rechnung mehrere Minuten – und auf den Monat gerechnet richtig viel Luft.

Für wen ist das sinnvoll?

Ideal für Freelancer, Handwerker, Solo-Selbstständige und kleine Teams, die schnell rechtssichere Rechnungen erstellen möchten – ohne Abozwang und ohne überladene ERP-Oberfläche. Wenn du später wächst, kannst du Funktionen modular erweitern.

Preismodell und Lizenz

Die Basis ist Freeware. Heißt: Du schreibst unbegrenzt Rechnungen ohne Paywall. Wer mehr will, schaltet optionale Module wie Zeiterfassung oder E-Mail-Massenversand frei. Praktisch: Es gibt einen Briefversand-Service direkt aus der Software (pro Brief wird eine kleine Gebühr fällig). So sparst du dir Drucker, Kuvert und den Gang zum Kasten.

Sicherheit und Datenhaltung

Deine Daten liegen lokal auf deinem Rechner. Keine Fremdeinblicke, keine Cloud-Pflicht. Wer Zusammenarbeit braucht, nutzt optional die Cloud-/Server-Variante mit paralleler Arbeit, Transaktionsverwaltung und Historisierung. So bekommst du Teamwork, ohne die Einfachheit zu verlieren.

Systeme und Performance

Rechnungsverwalter läuft stabil auf Windows 11/10/8/7. Für besondere Szenarien steht zudem eine portable Variante bereit, die sich auch unter Linux-Umgebungen nutzen lässt. Das Programm hält sich beim Ressourcenverbrauch angenehm zurück – genau richtig für Bürorechner und ältere Notebooks.

Anpassbarkeit

Das Standardlayout wirkt solide und seriös. Wenn du tiefer individualisieren willst, kannst du eigene Vorlagen bauen. Dafür sind jedoch Grundkenntnisse in HTML hilfreich. Wer keine Lust auf Basteln hat, lässt Anpassungen einfach machen – nice to have, aber kein Muss.

Grenzen und ehrliches Fazit

Die UI ist nicht hip, aber verlässlich. Teamfunktionen entfalten sich erst mit der Cloud-Option so richtig. Und für sehr spezielle Layout-Wünsche brauchst du etwas Tüftel-Laune. Unterm Strich liefert Rechnungsverwalter aber genau das, was die Zielgruppe erwartet: schnelle, saubere Rechnungen ohne Abo – und das seit Jahren stabil.

Fazit

Wenn du ein unkompliziertes Rechnungsprogramm suchst, das sofort produktiv macht, ist Rechnungsverwalter ein Volltreffer. Kein Schnickschnack, klare Abläufe, sinnvolle Automatik. Für Solo-Business und kleine Firmen eine starke Wahl – und dank Freeware-Rückenwind mit minimalem Risiko.

Häufig gestellte Fragen:

Ist die Nutzung wirklich kostenlos?

Ja. Die Kernfunktionen sind dauerhaft gratis. Erweiterungen wie Zeiterfassung oder Massenversand kannst du bei Bedarf kostenpflichtig hinzufügen.

Unterstützt das Programm Windows 11?

Ja. Die Software läuft auf Windows 11 und funktioniert auch auf älteren Systemen wie Windows 10, 8 und 7.

Kann ich Rechnungen direkt per E-Mail verschicken?

Ja. Du erzeugst ein PDF und sendest es direkt aus der Anwendung. Alternativ steht ein kostenpflichtiger Briefversand-Service zur Verfügung.

Gibt es eine Mehrbenutzer- oder Cloud-Option?

Ja. Für paralleles Arbeiten und Historisierung gibt es eine separate Server-/Cloud-Variante.

Gibt es eine Linux-Variante?

Es existiert eine portable Ausgabe, die sich auch in Linux-Umgebungen einsetzen lässt. Der Hauptfokus liegt jedoch auf Windows.